Người dùng khi sử dụng hóa đơn điện tử cần chú ý một số lưu ý về nội dung để đảm bảo nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ. Đặc biệt, hóa đơn điện tử có định dạng XML nên để đọc được file này, người dùng cần phải tải phần mềm iTaxViewer để có thể dễ dàng đọc và soát xét nội dung, đối chiếu với các yêu cầu bắt buộc về hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có định dạng XML và có tính chất pháp lý khi đảm bảo toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF. Theo quy định tại Nghị định 119/2018, hóa đơn điện tử phải được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả, trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Như vậy, hóa đơn có thể sử dụng song ngữ.
Đối với tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tiến hành khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn nước; hóa đơn điện; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi
Thực tế trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, đôi khi khách hàng vẫn muốn lấy chứng từ giấy. Trong trường hợp này, người bán có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, nhưng phải đảm bảo về mặt pháp lý thì cần phải đáp ứng những điều kiện sau:
https://nhatbaosuckhoe.com/tai-sao-nhieu-dn-van-tri-hoan-su-dung-hoa-don-dien-tu/
Đầu tiên: Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Thứ hai, trên hóa đơn giấy được chuyển đổi phải có dòng ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
Thứ ba, Khách hàng liên hệ với bên bán để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Đây là những lưu ý về mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi theo thông tư 32, chính vì vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm các quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Chú ý: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy cần phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Theo Nghị định 119/2018 Hóa đơn điện tử khi được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
